Удивительно, но факт — по опросам, за несколько дней до окончания второй волны фискализации не все ИП даже знали о том, что вот-вот будут обязаны применять ККТ. Еще часть не спешила закупать аппараты, надеясь, что отсрочку продлят. Самый малый бизнес, особенно в небольших населенных пунктах, зачастую «варится в собственном соку» и не всегда в курсе очередных законодательных изменений. Как же быть тем, кто опоздал с кассами?

Изменения законодательства последних лет

Онлайн-кассы должны применяться с 1 июля 2017 года субъектами на основной и упрощенной системах налогообложения. Это общий случай, из которого есть исключения. Например, при оказании услуг населению (кроме общепита) вместо выдачи кассового чека до 1 июля 2019 года можно выписывать БСО старого образца.

Плательщики ЕНВД и ИП на ПСН стоят особняком. При осуществлении торговли они стали обязаны применять кассы лишь с 1 июля 2018 года. Вместе с ними к этой дате начать выбивать чеки должны были те, кто принимает оплату онлайн.

Однако и этот срок уже позади. А значит, все, кто не успел, опоздали с установкой кассы. Кроме ИП на ЕНВД и патенте, торгующих в одиночку — им продлили срок внедрения ККТ до 1 июля 2019 года.

Таким образом, сейчас законно имеют право работать без ККТ:

  1. Из сферы торговли и общепита — только ИП на ЕНВД и ПСН без наемных работников.
  2. Из сферы услуг (исключая общепит) — любые компании и ИП, вне зависимости от системы налогообложения, при исполнении таких условий:
    • субъект оказывает услуги населению;
    • вместо кассового чека он выдает заказчикам БСО;
    • он не принимает оплату онлайн.
  3. Компании и предприниматели, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в статье 2 закона 54-ФЗ (они полностью освобождены от применения кассовой техники).

Все сказанное выше распространяется на расчеты с физическими лицами. Операции между компаниями предпринимателями обычно проводится через банк и не требуют применения кассовой техники. Хотя из этого правила есть исключения.

Что будет, если не применять ККТ

Итак, вы выяснили, что условия вашей деятельности обязывают применять кассовую технику, но у вас ее до сих пор нет. Это является правонарушением, за которое установлена ответственность в виде штрафов и приостановки деятельности (статья 14.5 КоАП).

Если вы предприниматель, то штраф составит от 25 до 50% от суммы, которая не была проведена через кассовый аппарат. При этом минимальный штраф будет равен 10 000 рублей. Компанию оштрафуют на 75-100% незаконной выручки, но не менее чем на 30 000 рублей.

Причем финансовые санкции могут быть наложены за каждый эпизод неприменения кассового аппарата. Если нарушение выявят повторно, а сумма, проведенная мимо кассы, превысит 1 млн рублей, деятельность могут приостановить на срок до 90 дней. В дополнение к этому директор может быть дисквалифицирован на 1-2 года.

Таким образом, наказание за нарушение порядка применения кассовой техники довольно серьезное.

Можно ли избежать штрафа?

В конце статьи 14.5 КоАП дается подсказка о том, какие действия помогут избежать административной ответственности. Суть в том, чтобы самостоятельно исправить свою оплошность и добровольно заявить об этом в ИФНС. Сделать это нужно до того, как налоговики успеют понять, что вы работаете в нарушение закона 54-ФЗ. Если информация об этом поступит в налоговый орган раньше, штрафа не избежать.

Установка кассы

В первую очередь, нужно приобрести ККТ и поставить ее на учет. Выбирайте кассу исходя из потребностей своего бизнеса. Аппараты бывают стационарные, с большими экранами, к которым удобно подключать вспомогательные устройства — сканер, весы. Такие подойдут для полноценных магазинов. Также есть кассы мобильные — легкие и компактные, которыми логично снабдить курьеров и прочих специалистов, принимающих оплату на выезде. Есть автономные модели, подходящие для развозной торговли — их особенность в небольших размерах и возможности долго работать без подзарядки.

В любом случае модель ККТ должна выходить в перечень разрешенных к продаже. Найти его можно на сайте ФНС.

Обычно продавцы предлагают кассу в комплекте с фискальным накопителем — современным модулем памяти. Это необходимый элемент техники, который сохраняет все данные с кассы и передает в Налоговую службу. Накопители бывают на 13/15 и 36 месяцев. В общем случае критерием выбора является деятельность и применяемая система налогообложения, но есть нюансы. Поэтому перед приобретением ФН рекомендуем определиться с тем, какой срок подходит именно вам.

Еще одно необходимое звено для работы по закону — оператор фискальных данных. Это организация, аккредитованная ФНС и обеспечивающая надежную и бесперебойную передачу сведений с кассового аппарата в Налоговую службу. ОФД существует порядка полутора десятков. При выборе рекомендуем обратить внимание на возможности, которые оператор предоставляет пользователям в Личном кабинете.

И последний момент, который важно учесть — в кассовом чеке необходимо указывать наименования проданных товаров. Это требование установлено для всех, исключая индивидуальных предпринимателей — у них отсрочка до 2021 года. Чтобы касса могла печатать название товара, понадобится программа (или сервис), откуда эти данные будут поступать.

Составление документа

Итак, касса установлена, зарегистрирована в налоговой службе и готова к работе. Ее следует применять во всех случаях, когда этого требует закон. Но это еще не все — нужно исправить прошлые эпизоды неприменения ККТ.

Пришла пора составить документ, на основании которого будет делаться корректировка — акт или служебную записку. Никакой стандартной формы для этого нет, поэтому можно написать своими словами обстоятельства правонарушения. Писать нужно как можно более подробно. В документе следует указать даты, когда деньги были приняты без кассы, сумму каждой покупки и причину неприменения ККТ. Акту следует присвоить номер.

Корректировка расчетов

Теперь нужно сделать самое главное — выбить чек коррекции. Признак расчета — «приход», в качестве основания для корректировки нужно указать «Самостоятельная операция», а также номер и дату составленного ранее документа.

Если без кассы было проведено несколько операций, ФНС рекомендует указывать в чеке коррекции сумму каждой из них отдельной строкой. Если указать лишь общую сумму, будет непонятно, при каких обстоятельствах состоялся каждый расчет. К тому же в акте  эти суммы все равно уже расписаны отдельно.

Сообщение в ИФНС

Следующий шаг — уведомление Налоговой службы. Составьте письмо о том, что произвели корректировку расчетов, приложите к нему акт и копию чека. Обращение может быть передано в налоговый орган любым способом:

  • при личном посещении или через представителя;
  • по почте;
  • через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
  • по ТКС, если вы используете электронный документооборот с налоговой инспекцией.

Сделать корректировку и сообщить об этом нужно как можно быстрее, пока налоговый орган не получил информацию о правонарушении из каких-либо иных источников.

Немного о вычете

Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и патенте получили право вычесть часть затрат на онлайн-кассы. Сумма вычета — 18 000 рублей на каждый кассовый аппарат.

Вычет актуален для тех, кто уложился с установкой ККТ в отведенный законом срок. Таким образом, если вы должны были установить кассу до 1 июля 2018 года, но не сделали этого, на вычет рассчитывать не приходится.

Если же срок установки ККТ еще не прошел, затягивать с этим тоже не стоит. Например, вы ИП на ЕНВД и работаете в торговле без сотрудников. Время на установку кассы есть до 1 июля 2019 года. Однако учтите, что если вы наймете хотя бы одного работника, произойдет следующее:

  • вам придется установить кассовый аппарат и зарегистрировать его в ФНС в течение 30 дней;
  • вы потеряете право на вычет, поскольку «торговые» ИП на ЕНВД с наемными работниками могут им воспользоваться, если установили ККТ до 1 июля 2018 года.

Поэтому если ИП планирует воспользоваться вычетом, ему сначала нужно приобрести кассу, заявить вычет, а только после этого нанимать работников.