Оглавление
Сегодня подавляющее большинство кассовых аппаратов работает в режиме онлайн-передачи данных в Налоговую службу. Исключение сделано лишь для отдельных населенных пунктов, где есть проблемы со связью. Направлять фискальные данные в ФНС должны будут и новые пользователи ККТ, у которых обязанность применять кассы возникнет с 1 июля 2018 года. Им необходимо не только приобрести и установить технику, но и выбрать оператора фискальных данных.
Зачем нужен ОФД
ОФД является обязательным посредником между ККТ и сервером ФНС. Задача оператора — обеспечить надежную, бесперебойную и безопасную передачу информации. Взаимодействие между всеми звеньями цепи передачи фискальных данных показано на следующем изображении:
Когда информация о чеке уходит к оператору, он возвращает подтверждение о ее получении. При наличии такого подтверждения считается, что налогоплательщик исполнил свои обязанности по передаче фискальных данных в налоговую. За дальнейшую судьбу этой информации отвечает ОФД.
Требования к оператору
Сегодня в России работает 18 операторов фискальных данных. Закон 54-ФЗ устанавливает довольно строгие требования к юридическим лицам, желающим выполнять роль оператора. Соответствие этим требованиям должно быть подтверждено официально, что означает проверку потенциального оператора специализированной организацией. В ходе этой проверки определяется:
- Наличие лицензии Роскомнадзора на предоставление услуг связи, а также лицензии ФСТЭК на деятельность по защите информации.
- Наличие технической базы, достаточной для обработки большого объема электронной информации.
- Наличие возможности осуществлять документооборот с Налоговой службой. Под этим подразумевается круглосуточная бесперебойная передача информации, а также обеспечение возможности предоставить ФНС доступ к фискальным данным.
- Совместимость технического решения, применяемого для передачи фискальных данных, со всеми моделями кассовых аппаратов и фискальных накопителей.
Критерии выбора
Понятно, что любой оператор соответствует требованиям закона. Ценовая политика также у всех примерно одинакова. Что же нужно знать пользователю, чтобы начать работу с ОФД? Рассмотрим, на что обратить внимание при выборе.
Опыт предоставления других сервисов
ОФД должен уметь работать с большим объемом информации, обеспечивать ее обработку, передачу, сохранность. В этом смысле большим плюсом будет опыт компании в разработке и предоставлении подобных онлайн-сервисов. Например, электронного документооборота. Для такого оператора нагрузка, возникающая при поступлении большого объема данных, не будет неожиданной. И скорее всего, он располагает готовой инфраструктурой для обработки такого потока информации.
Возможности личного раздела пользователя
Вся фискальная информация с онлайн-кассы проходит через ОФД и собирается на его серверах. А это колоссальный объем данных для анализа. Большим плюсом для пользователя будет предоставление оператором в личном кабинете различных отчетов, сформированных на основе этой статистики. Также будут полезны сведения, получаемые в режиме онлайн — с их помощью можно контролировать работу магазина удаленно.
Поэтому пользователю рекомендуется перед заключением договора выяснить, какие именно возможности предоставляет ОФД клиенту в его личном кабинете. Некоторые из них будут рассмотрены в этой статье более подробно.
Анализ выручки
Для эффективного управления бизнесом крайне важно получать своевременную информацию о выручке. До применения онлайн-касс подобные отчеты приходилось запрашивать у кассиров или бухгалтерии.
Теперь же можно отследить и проанализировать выручку в режиме реального времени. Информация обо всех продажах сразу же отражается у операторов фискальных данных, а значит, может быть предоставлена им пользователю через личный кабинет.
Поэтому при выборе ОФД важно знать:
- сможет ли он предоставлять данные о выручке за определенный период и за конкретный день;
- может ли эта информация быть уточнена в разрезе каждой торговой точки, чека и так далее.
Информация о чеках
Стоит заранее уточнить у оператора, предоставит ли он клиенту онлайн-доступ к каждому выбитому его ККТ чеку. Это дает владельцу бизнеса возможность:
- контролировать, как работают кассиры;
- отслеживать позиции, по которым повышенное количество возвратов;
- делать выводы о совместимых товарах, товарах-спутниках, чтобы принять правильные маркетинговые решения;
- оформлять возвраты в случае утраты бумажного чека (кассир всегда сможет найти фискальный документ в личном кабинете).
Предпочтения покупателей
Любой бизнесмен понимает, насколько важно обеспечить покупателям именно то, что они хотят. Поэтому эффективный бизнес невозможен без анализа поведения покупателей. Хороший ОФД может помочь и в этом.
Прекрасно, если возможности личного кабинета позволят бизнесменам отобрать чеки за определенный период, проанализировать их средние суммы. Можно будет сделать вывод о том, в какое время дня и в какие дни недели покупатели особенно активны. Это бесценная информация для того, чтобы правильно организовать работу своего магазина. Например, начинать работу в 9:00 вместо 8:00, предоставлять покупателям скидки в период с 10:00 до 12:00 и так далее.
Также подобный анализ покажет, нужно ли предпринимателю увеличивать количество касс в магазине, нанимать дополнительный персонал для работы в выходные дни. Кроме того, ОФД может предоставить возможность отбирать чеки свыше определенной суммы. Таким образом бизнесмен сделает вывод о том, какие из наиболее дорогих товаров покупают охотнее.
Контроль за персоналом
Владелец магазина может через личный кабинет ОФД дистанционно контролировать работу своих продавцов. В этом ему поможет информация о работе каждого кассира. Можно будет проконтролировать, во сколько он открыл и закрыл смену, сколько пробил за нее чеков и какие товары включил каждый из них. Также можно будет отслеживать подробную информацию об оформление возвратов. Все это поможет сделать выводы о том, насколько добросовестно работает персонал.
Возможность формировать отчеты
В отличие от крупных компаний, малый бизнес редко тратиться на профессиональные учетные системы. В итоге аналитику приходится формировать с помощью Excel, внося туда данные вручную. Поэтому отличным бонусом ко всему прочему будет предоставляемая ОФД возможность выгружать статистику из личного кабинета в формате .xls. Еще лучше, если при этом можно устанавливать различные фильтры, например, отбирать данные по отдельным торговым точкам, по датам и так далее.
Если у клиента несколько магазинов, то весьма удобно будет сравнить их работу за разные периоды. Можно отследить, сколько выручки они заработали, каков средний чек, количество возвратов. Продвинутый ОФД предлагает своим пользователям такую информацию.
Личный кабинет ОФД в части отчета также может помочь:
- сравнить выручку в магазинах, находящихся в разных городах;
- сравнить работу разных кассиров внутри одной торговой точки;
- контролировать получение денег от банков за платежи, проведенные по картам.
Получение уведомлений
Операторы предоставляют своему клиенту своевременную информацию о работоспособности его кассы. Если что-то случилось, и касса перестала печатать чеки, информация об этом сразу же появится в личном кабинете.
Но очевидно, что владелец бизнеса не проводит все время в кабинете ОФД. Поэтому продвинутые операторы дают возможность настроить получение важных уведомлений по электронной почте или SMS. Таким образом, можно всегда контролировать работу с кассовой техники удаленно.
Разные права для пользователей
Личным кабинетом на сайте ОФД могут пользоваться разные лица — от кассира до самого бизнесмена. И было бы неплохо, если бы оператор предоставлял возможность разграничивать права доступа к защищенному разделу клиента.
При наличии такой возможности можно настроить для каждого кассира доступ к чекам со своей ККТ, а руководителю магазина предоставить доступ ко всем кассам. Ну а владелец бизнеса сможет отслеживать информацию обо всех торговых точках.
Техподдержка
У пользователей онлайн-касс первой волны реформы поначалу возникало множество вопросов. Сейчас кассы будут внедрять малые предприятия и ИП, которые раньше вообще не имели дел с ККТ, поэтому сложности неизбежны. Решить их помогут специалисты технической поддержки ОФД.
Важно, чтобы оператор имел возможность оказать клиенту квалифицированную помощь 7 дней в неделю, 24 часа в сутки. Ведь если возникнут какие-то проблемы с кассой, продажи придется остановить.
Специалисты команды Контур разработали удобную шпаргалку, которая поможет выбрать оператора фискальных данных.
