Оглавление
Онлайн-ККТ — техника, безусловно, гораздо более «умная» по сравнению с аппаратами предыдущего поколения. Она умеет взаимодействовать с Налоговой службой и даже проводить продажи без участия человека. Но все же главным действующим лицом при оформлении продажи или другой кассовой операции остается кассир. От его компетентных действий зависит правильность работы кассового аппарата, а также преодоление различных непредвиденных ситуаций. Рассмотрим, какие требования предъявляются к кассиру, и как ему следует действовать в том или ином случае.
Что нужно, чтобы работать с ККТ
Лицо, которое допускается к работе с кассовым аппаратом, должно знать правила работы с этой техникой, уметь пользоваться аппаратом конкретной модели, а также знать тонкости работы с денежной наличностью. Поэтому кассиру необходимо:
- Ознакомиться с Типовыми правилами эксплуатации ККТ, утвержденными Минфином 30.08.1993.
- Изучить руководство пользователя кассового аппарата.
- Заключить с работодателем соглашение о полной материальной ответственности.
Теперь обо всем поподробнее.
Онлайн-ККТ — инновационный аппарат, и работа с ним требует определенных знаний
Правила работы с ККТ
Эти правила были утверждены еще в 93 году, и, конечно, несколько устарели. В Минфине подтверждают, что кассовую технику нужно использовать, руководствуясь только лишь законом 54-ФЗ, а также подзаконными актами, которые приняты в целях его исполнения (письмо от 21.07.2017 № 03-01-15/46715). Тем не менее упомянутые Типовые правила изучить все-таки стоит, поскольку в них структурно описывается регламент действий кассира.
Если случится какая-либо ситуация, непредусмотренная законам 54-ФЗ, то можно ориентироваться именно на Типовые правила. Нередко они берутся за основу при разработке магазином собственного регламента работы с ККТ, с которым обязан ознакомиться кассир.
Инструкция по эксплуатации конкретной модели
Как с любым техническим устройством, с кассой нужно уметь работать. Многие базовые правила работы с ККТ универсальны. Например, это касается формата передачи фискальных данных, правил обработки продаж и других аспектов. Но все каждый из аппаратов имеет свои нюансы, с которыми в обязательном порядке нужно ознакомиться перед началом работы. Как правило, все они подробно описываются в инструкции по эксплуатации.
Внимание! В соответствии с трудовым договором, на кассира может быть возложена обязанность следить за техническим состоянием ККТ и соблюдением условий его использования. Кроме того, кассир может отвечать за сохранность оборудования.
В локальные акты, которые регламентируют действия кассира, рекомендуется включить основные запреты, а именно:
- на оставление ККТ без присмотра;
- на допуск к технике неустановленных лиц, в том числе для обслуживания или ремонта;
- на воздействие на аппарат и его элементы химическими веществами в процессе чистки;
- на открытие корпуса кассы и так далее.
Соглашение о полной материальной ответственности
Материальная ответственность может быть возложена на кассира, которому исполнилось 18 лет. Возлагается она путем подписания соответствующего соглашения. Это происходит, как правило, при заключении трудового договора. В нем также следует предусмотреть положение о необходимости подписания такого соглашения.
Как вариант, в договоре можно указать, что работник обязуется подписать соглашение о полной материальной ответственности, если такая необходимость возникнет в целях выполнения им своих трудовых обязанностей. То есть соглашение подписывается не непосредственно при приеме на работу, а тогда, когда это становится необходимо. Если же работник от этого откажется, то к нему будут применены меры взыскания вплоть до увольнения.
А что, если не заключить с кассиром соглашение о полной материальной ответственности? В этом случае ответственность кассира будет ограниченной. В соответствии со статьей 241 Трудового кодекса, компенсация ущерба в этом случае не может быть выше среднего заработка.
Но есть и исключения — все они перечислены в статье 243 ТК РФ. Например, полная материальная ответственность и при отсутствии соглашение наступит, если ущерб будет причинен лицом умышленно, в результате преступных действий, в состоянии алкогольного и иного опьянения, а также в некоторых других случаях.
Кассир — лицо материально ответственное
Как начать работу с кассой
Перед началом работы кассиру выдаются ключи от денежного ящика, чековая лента и прочие необходимые для работы компоненты. Кроме того, могут быть выданы денежные средства для размена.
В первую очередь, кассир открывает смену. Онлайн-ККТ печатает соответствующий отчет, в котором указывается информация о кассе, а также о лице, открывшем смену. Этот отчет является фискальным документом и передается через ОФД в Налоговую службу.
Основная кассовая операция в магазине — прием денежных средств от покупателя. Алгоритм действий довольно простой:
- открывается чек, подсчитывается его сумма;
- принимаются денежные средства или платежная карта от покупателя;
- проводится подсчет сдачи либо расчет платежной картой через терминал;
- чек закрывается и распечатывается;
- производится выдача сдачи либо возврат карты покупателю вместе с чеком.
Перед расчетом покупатель может изъявить желание получить чек в электронном виде. Кассир обязан исполнить это требование, иначе может последовать штраф. В таком случае перед расчетом покупатель должен сообщить кассиру адрес электронной почты или номер телефона — в зависимости от того, каким именно способом он хочет получить чек.
Как конкретно проводится реализация товара через кассу, зависит от того, какое ПО используется. Этот процесс подробно описан в отдельном материале на примере приложения для работы с кассой от сервиса Контур.Маркет.
Не позднее 24 часа смену следует закрыть. Если этого не сделать, аппарат перестанет выбивать чеки и будет заблокирован. При закрытии также печатается соответствующий отчет, в котором содержатся данные:
- о кассире;
- о количестве сформированных чеков;
- о количестве чеков, которые не были переданы в ОФД.
Когда смена закрыта, выручка сдается, онлайн-касса выключается.
Видео о работе с кассовым аппаратом:
Какие документы должен вести кассир
По старым правилам кассир в обязательном порядке заполнял журнал кассира-операциониста. Теперь такой необходимости нет, ведь все сведения, которые в нем отражались, передаются в ФНС.
Тем не менее журнал до конца своей актуальности не утратил. Он является привычным регистром для отражения кассовых операций и может служить, например, для оценки эффективности работы кассиров. Если руководство магазина считает целесообразным его ведение, то может закрепить в локальных актах эту обязанность кассира.
А вот кассовую книгу, приходные и расходные ордера по-прежнему нужно вести (кроме ИП). Подробности в материале о новом порядке документального оформления кассовых операций.
Проблемы с онлайн-ККТ: что делать кассиру
В процессе эксплуатации онлайн-кассы может случиться всякое. Все проблемы можно условно разделить на три части:
- потеря связи;
- локальные сбои (проблемы с лентой, неверное отражение данных в чеке);
- глобальные проблемы (выход ККТ из строя, отключение электроэнергии).
Если пропал интернет
Это явление весьма распространенное, однако оно не влечет никаких негативных последствий. Если в момент формирования чека связи нет, то он не отправится к ОФД, но останется в фискальной памяти. Когда интернет заработает, данные будут переданы оператору и далее в ФНС.
Единственный важный момент — связь не должна отсутствовать более 30 дней. Если в течение этого периода чеки не будут передаваться, то фискальный накопитель заблокируется.
Современный кассовый аппарат со сканером штрихкодов
Локальные неполадки
Очень важно знать, как реагировать при возникновении той или иной неполадки или ошибки при использовании ККТ. Например, кассир элементарно может пробить неверную сумму. Кроме того, может оборваться чековая лента, исчезну связь между аппаратом и ПК и так далее. Все эти инциденты требуют незамедлительных действий, в особенности если речь о небольшом магазине с единственным кассовым аппаратом. Ведь до устранения неполадок продажи придется остановить.
Некоторые проблемы устраняются просто. Например, если оборвалась кассовая лента, то следует заменить рулон. А если кассир выбил неверную сумму, необходимо пробить чек коррекции.
Иные же ситуации требуют более сложных действий. Так, если между компьютером и ККТ пропала связь, сначала придется установить причину. Это может быть вызвано:
- отсоединением, обрывом или выходом из строя соединительных кабелей;
- поломкой в отдельных компонентах компьютера или ККТ;
- отключением питания отдельных элементов системы.
В компетенции кассира проверить, все ли устройства включены в сеть, подключены ли соединительные кабели и нет ли на них визуальных повреждений. Если проверка и переподключение кабелей не дали результата, придется обращаться к более узким специалистам. Как правило, действия кассира в таких ситуациях прописываются в должностной инструкции или локальных актах.
Глобальные проблемы
Речь о ситуациях, аналогичных той, которая сложилась в ночь на 20 декабря 2017 года. Напомним, тогда случился сбой в работе некоторых кассовых аппаратов производителя «Штрих-М». Но похожая ситуация может возникнуть и по банальным причинам. Например, в помещении, где располагается ККТ, отключили электроэнергию, а аппарат не имеет встроенного аккумулятора.
В общем случае в таких ситуациях продажи следует остановить. Если же по какой-то причине выручка принималась при неработающей ККТ, сразу после того, как она заработает, необходимо составить чеки коррекции и объяснения для проверяющих органов. В них нужно описать обстоятельства и меры, принятые для их исправления. Более подробно об этом можно прочитать в отдельном материале.
