ЕГАИС 3.0 для общепита в вопросах и ответах

Уже 15 января ЕГАИС обновится в части обработки актов постановки спиртного на баланс и списания при продаже в розницу. Однако многие пользователи еще не до конца уяснили некоторые моменты. Предлагаем ответы на наиболее популярные вопросы от представителей сферы общепита.

Общие вопросы

Почему не получится списывать спиртное без сканера?

С 15 января в актах списания при реализации будет контролироваться наличие марки. Если ее не будет, РАР пришлет отказ. То есть для общепита будут действовать те же правила контроля за дублями, что для розницы.

Обратите внимание! Новые требования не ставятся в зависимость от оборотов. Это значит, что обзавестись сканером придется абсолютно всем, даже самым малым точкам реализации.

Сканер понадобится всем заведениям общепита, реализующим алкоголь

Нужно ли будет сканировать товар при приемке?

С 1 июля продукция в накладные будет вноситься помарочно, а в электронных документах у каждой позиции будет собственный код. Тем не менее требование сканировать накладную не вводится. Хотя РАР рекомендует осуществлять таким образом проверку партии при приемке.

На какую продукцию распространяется требование?

Только на крепкий алкоголь. Если магазин продает пиво и приравненные к нему напитки (сидр, медовуху, пуаре), то для него ничего в части сканирования не изменится.

Вопросы учета и отчетности

Нужно ли в 2018 году, как и прежде, сдавать алкогольную декларацию раз в квартал? ФСРАР собиралась отменить декларирование.

Да, пока порядок сохраняется. Вероятнее всего, отчетность будет отменена в 2019 году.

Чиновники обещают отменить отчетность в РАР в 2019 году

Должно ли исполняться соответствие данных между декларацией, направленной в РАР, фактическими остатками и сведениями в ЕГАИС?

Что касается общепита, то соответствия не будет. Дело в том, что в декларации реализация отражается по порциям, тогда как в ЕГАИС учитывается сразу вся бутылка. Поэтому отсутствие точного соответствия между указанными данными у предприятий общепита является нормой.

Должны ли совпадать данные журнала продаж и актов списания в ЕГАИС?

Если речь идет об электронном журнале продаж в личном кабинете ЕГАИС, то такое соответствие будет выдерживаться автоматически. Ведь он формируется на основании данных, которые содержатся в актах списания со второго регистра. А вот журнал продаж, который ведется на бумаге или в товароучетной системе, может заполняться в разное время:

• при вскрытии транспортной тары (коробки);
• при вскрытии бутылки.

В первом случае расхождения не избежать. РАР по этому поводу дает такое разъяснение: данные электронного журнала в ЛК ЕГАИС и «бумажного» журнала продаж могут не совпадать. Журнал в личном кабинете представляет собой, по сути, вид отчета, сформированного по переданным в ЕГАИС сведениям. В приоритете же всегда тот журнал, который продавец ведет самостоятельно. Он по-прежнему должен заполняться, а при необходимости — предоставляться для проверки.

Технические вопросы

Как реализован механизм защиты от повторной продажи бутылки спиртного?

Если ориентироваться на то, как это работает в рознице, то система такая:

• кассир считывает данные с марки;
• они поступают в РАР (при наличии связи) и сверяются с уже имеющейся информацией;
• если бутылка с такими параметрами ранее была продана, то появится предупреждение о том, что реализовать ее невозможно.

Если в момент обращения к ЕГАИС возникнут перебои со связью, то продажа пройдет. После восстановления связи данные о ней будут переданы в ЕГАИС, и факт повторной реализации всплывет. В этом случае придется разбираться, почему так вышло, и объясняться с Росалкогольрегулированием.

В общепите, вероятнее всего, будет немного попроще. При попытке отправить акт списания, который содержит использованный ранее штрихкод, ЕГАИС даст отказ. При этом будет пояснено, что его причина заключается в уже использованном коде.

Обратите внимание! В РАР пока не подтвердили, что защита будет реализована именно таким способом. Есть небольшой шанс, что механизма защиты и вовсе не предусмотрят. Это значит, что при отправке акта списания проверки не будет — документ в любом случае уйдет в ЕГАИС. А в случае повторной продажи РАР позже сообщит, что была списана ранее проданная бутылка.

Сканирование алкогольной продукции при реализации

Есть ли особенности выбора сканера? Как его подключить?

Никаких особенностей нет. Подойдет любой 2D сканер, который распознает штрихкоды pdf-417 и datamatrix.

Подключение сканера не является сложной процедурой. Как правило, достаточно просто подсоединить его к кассовому аппарату.

Потребует ли обновления каких-то действий от пользователя?

Нет, в общем случае обновление ЕГАИС произойдет автоматически. Если же возникнут технические неполадки, потребуется обновить систему вручную.

Почему нельзя списать открытую бутылку по FB-*****?

Приведенный код является неуникальным — он содержит только информацию о партии спиртного. Идея обновления заключается в том, чтобы от отслеживания судьбы партии перейти к отслеживанию конкретной бутылки по ее марке.

Особые ситуации

Как следует списывать спиртное ночным клубам, учитывая, что алкоголь реализуется в больших объемах?

Как бы то ни было, необходимо исполнять требования закона. А они таковы: все бутылки, вскрытые в течение дня, к концу смены следующего рабочего дня должны быть списаны.

Это можно реализовать двумя способами:

1. В течение дня бармен помечает каждую открытую бутылку, а по окончании смены все помеченные бутылки списывает.
2. Прежде чем отгружать спиртное со склада в клуб, бутылки сканируются и списываются. Этот вариант возможен в случаях, когда заранее понятно, сколько алкоголя уйдет за смену.

Иногда возникает вопрос о правомерности второго варианта. Теоретически проверяющие могут поставить ее под сомнение, ведь бутылки вскрываются не при фактической продаже. Но на практике чаще всего такой способ не вызывает вопросов — проверяющим понятно, что в ночном клубе алкоголь расходится очень быстро. Клубам целесообразнее использовать именно этот способ — он хоть и немного рискованный, но существенно упрощает учет спиртного.

В клубах учитывать алкоголь порционно очень непросто

Обратите внимание! Использовать такой подход к списанию продукции на складе нельзя! ФСРАР сразу же увидит, что списана только что поступившая продукция. Это можно заметить, сравнив дату подтверждения приемки и дату акта списания, а также сопоставив товарные позиции в этих документах. В итоге последует штраф, поскольку такое списание нарушает правила. Ведь от поступления товара на склад до его реализации потребителю может пройти довольно много времени.

Почему нельзя отсканировать и списать сразу все бутылки?

Вводя новый порядок отражения данных по реализации в общепите, РАР заложила в него определенную логику. Заключается она в том, что бутылка должна откупориваться именно в момент продажи. Это связано с запретом реализации спиртного навынос в общепите. Теоретически, конечно, можно открыть и списать сразу все запасы, а дальше оставить их дожидаться своего часа. Но это противоречит требованиям РАР. А как было сказано выше, служба такие моменты запросто отслеживает и назначает штрафы.

Посетители заведения заказали бутылку спиртного целиком? Как оформить продажу правильно?

В соответствии с законом 171-ФЗ, в общепите можно отпускать алкоголь, предварительно вскрыв бутылку. Соответственно, нужно отсканировать и вскрыть ее на кассе, после чего отправить акт списания. Или, как вариант, марку можно сфотографировать, а после продажи отсканировать и списать.

Реализовать алкогольные напитки в барах, ресторанах, кафе и клубах можно лишь в розлив

Что будет, если продали бутылку, не отсканировав ее? То есть спиртное было продано навынос.

В таком случае эта бутылка зависнет на остатках. Возникнет несоответствие между фактическим остатком и тем, что числится в системе. Это является нарушением — придется объясниться с РАР. Возможно, они пойдут навстречу и помогут списать бутылку без штрафа.