Кассовые аппараты старого образца запрещено применять уже более полутора месяцев. Однако поток вопросов по новой технике не уменьшается. В статье поговорим о работе с кассами интернет-магазинов и изменении по бланкам строгой отчетности.

Работа интернет-магазина с кассовой техникой

Расчеты в интернет-магазине могут быть организованы по-разному:

  1. Магазин принимает и формирует заказ, затем передает его в стороннюю организацию — курьерскую службу или пункт выдачи интернет-заказов. Оплату принимает курьер или сотрудник пункта выдачи.
  2. У магазина есть собственные курьеры и точки самовывоза.

При этом практически любой интернет-магазин принимает оплату онлайн кредитной картой или иными средствами платежа. Чаще всего для этого используются платежные агрегаторы, например, Яндекс.Касса.

Посмотрим, как в указанных случаях будет организована работа с онлайн-ККТ.

Прием оплаты курьерской службой или пунктом выдачи

Если доставляет товар и принимает оплату курьерская служба, то покупателю выбивается кассовый чек, но не от имени интернет-магазина, а от имени этой самой курьерской службы. Расчеты между интернет-магазином и службой осуществляются безналичным путем. Так было до изменения закона 54-ФЗ, так же осталось и сегодня. С одной лишь разницей — теперь сотрудник курьерской службы в своей работе также должен использовать онлайн-ККТ. То же самое касается сотрудничества магазинов с пунктами выдачи интернет-заказов.

Собственный курьер или точка выдачи

Рассмотрим ситуацию, когда в интернет-магазине работают собственные курьеры, есть своя точка самовывоза или стационарный пункт продажи. Другими словами, расчеты с покупателями такой магазин осуществляет самостоятельно. Все эти случаи приравниваются к наличному расчету, и никакого отличия от продажи в обычном магазине тут не будет. Это значит, что курьер или сотрудник точки самовывоза обязан выдать покупателю кассовый чек. Для этих операций применяется любая ККТ, включенная в реестр ФНС как соответствующая закону 54-ФЗ.

Обратите внимание! Курьер должен выбивать чек непосредственно в момент приема оплаты. Выбить чек заранее нельзя — это нарушение закона.

Прием оплаты онлайн

До 1 июля текущего года у интернет-предпринимателей не было обязанности при приеме оплаты онлайн применять ККТ. Теперь же она появилась! Даже несмотря на то, что денежные средства поступают сначала к агрегатору платежей, а уже потом переводятся на счет компании или ИП.

Дело в том, что по новым правилам платеж через интернет считается расчетом с применением электронных средств платежа. Чек при этом формировать также необходимо, но лишь в электронном виде. Для этого может применяться специальная кассовая техника, не оснащенная принтером чеков.

Все вместе

Однако большинство интернет-магазинов принимает оплату и онлайн, и на месте — наличными или банковской картой. Сколько же кассовых аппаратов в этом случае им понадобится? Это будет зависеть от многих факторов — выбранной модели ККТ, количества курьеров, которые работают одновременно, наличия собственного пункта самовывоза или точки стационарных продаж и прочего. Например, небольшой интернет-магазин, у которого нет собственной точки выдачи товара и работает всего один курьер, может обойтись одной кассой. Однако важно, чтобы она могла работать и в режиме приема наличной оплаты, то есть с выдачей кассового чека, и для обработки онлайн-платежей. Такие модели на рынке есть. Но все же удобнее и в этом случае завести две кассы:

  • «нормальную», которая может выдавать бумажные чеки — она будет применяться при приеме оплаты курьером;
  • упрощенную кассу без функции печати чека — для направления фискального документа в электронном виде при оплате покупки онлайн.

А если еще и БСО?

А что если компания, помимо чеков, работает с бланками строгой отчетности? С 1 июля 2018 года изготавливать БСО разрешено лишь с применением специальных автоматизированных систем. Такая система будет являться разновидностью кассовой техники (БСО ККТ), то есть понадобится отдельный кассовый аппарат.

Другое дело, что в большинстве случаев закон не обязывает использовать в работе именно БСО — вместо этого можно выбивать обычный кассовый чек.

Нюансы применения ККТ без печати чеков

Поскольку для многих интернет-магазинов применение касс в новинку, у них возникает множество вопросов. Один из них — должна ли их касса открывать и закрывать смену и выдавать отчеты? Ведь работа идет в круглосуточном режиме.

Нужно ли открывать смену на кассе интернет-магазина?

Специалисты ФНС на это отвечают следующее. Вне зависимости от способов осуществления расчетов — наличными деньгами или электронными средствами платежа — кассовая техника должна обеспечить формирование итоговых сведений. А именно сведений о суммах, которые фигурируют в чеках и применяются для формирования кассовых отчетов, в частности, отчета о закрытии смены и о текущем состоянии расчетов.

Из этого можно сделать вывод, что кассы, не предусматривающие печати чеков (ККТ для интернет-магазинов), должны функционировать так же, как и обычные — открывать и закрывать смену, формировать различные отчеты.

Однако интернет-магазин работает в автономном режиме, а платежи обрабатываются круглосуточно. Когда же должна быть закрыта смена? Четкого ответа на это налоговики не дают. Они лишь поясняют, что перед началом осуществления расчетов касса должна сформировать отчет об открытии смены, а по окончании — отчет о закрытии. Открытая смена не может длиться более суток. То есть чек, сформированный кассой интернет-магазина, должен быть выдан не позже 24 часов с момента открытия смены. Из этого мы делаем вывод, что нужно раз в сутки закрывать старую смену и открывать новую.

Покупка ночью

Реализация через интернет имеет свою специфику — товар может быть оплачен даже ночью. Как в этом случае быть с формированием чека? И вновь сотрудники ФНС дают уклончивый ответ: продавец обязан обеспечить передачу электронного чека покупателю до совершения расчета. Более информативным представляется ответ специалистов по онлайн-кассам компаний-интеграторов. Они поясняют, что специальная ККТ для онлайн-платежей самостоятельно направляет электронный чек покупателю и в ИФНС в момент обработки банком поручения о переводе денег. Так что дежурить возле такого аппарата в ожидании очередной продажи не придется.

Применение БСО

Компании и предприниматели, реализующее услуги населению, вместо кассового чека могут выдавать бланки строгой отчетности. Однако с 1 июля 2018 года их форма и порядок формирования изменятся. Что со старыми бланками? Можно ли их использовать сегодня и нужно ли дополнять новыми реквизитами в соответствии с требованиями к чекам?

До 1 июля 2018 года можно использовать старые бланки, приобретенные или заказанные в типографиях, в том виде, в котором они существуют сегодня. Дополнять их какими-либо реквизитами необходимости нет. Однако с указанной даты изготавливать БСО придется, как было сказано выше, с применением специальной автоматизированной системы (ККТ БСО). Она будет формировать электронный бланк, передавать его через оператора в ИФНС и распечатывать. Старые БСО станут недействительными. В типографии заказать их также будет невозможно. Придется приобретать специальную кассовую технику и формировать бланки с ее помощью. Таким образом, фактически никакой разницы между применением БСО и кассового чека через год уже не будет.

Работа ККТ БСО будет полностью аналогична обычной кассе. Она также должна будет открывать и закрывать смену, печатать отчеты. Это техника является разновидностью кассовой, а значит, к ней применяются все те же требования и условия работы, что и к обычной ККТ.

Напомним, что для большинства компании и ИП, реализующих услуги населению, применение БСО вместо кассового чека не обязанность, а право. Поэтому приобретать БСО ККТ к 1 июля 2018 года имеет смысл лишь тем налогоплательщикам, которые занимаются исключительно оказанием услуг населению. В остальных же случаях будет целесообразно вместо БСО выдавать кассовый чек.

Подлинность чека

Изменения в законе 54-ФЗ требуют указания в чеке дополнительных реквизитов. Например, системы налогообложения, ставки НДС, названия и сайта ОФД и множества других. Что если продавец выдал чек, содержащий не все реквизиты? Может ли бухгалтер принять его к расходам?

В ответ на этот вопрос специалисты ФНС рекомендуют проверять правильность оформления чеков «не отходя от кассы». Это могут сделать как бухгалтеры, сомневающиеся в их подлинность, так и обычные граждане. К сожалению, из ответа непонятно, можно ли принять такой чек к учету. Однако представляется, что это как минимум рискованно. В любом случае стоит проинструктировать сотрудников, осуществляющих покупки для нужд компании в розничных магазинах, чтобы они сразу проверяли подлинность чека. Это можно сделать через специальное мобильное приложение. Если чек окажется неправильным, о нарушении следует сообщить в ФНС.