Итак, второй этап кассовой реформы завершен. Осталось совсем немного представителей малого бизнеса в торговле, а также часть организаций и предпринимателей сферы услуг, которые пока еще могут работать без ККТ. Все остальные с 1 июля выбивают покупателям чеки. Но это лишь в теории. На практике же буквально накануне контрольной даты очередной волны фискализации порядка 15% субъектов даже не знали о такой необходимости. Для тех, кто опоздал и не имеет времени разбираться в подробностях, предлагаем простой алгоритм, который поможет исполнить требования закона 54-ФЗ.

Необходимое оборудование

Кассовый аппарат с 1 июля 2018 года требуется большинству организаций и предпринимателей. Он необходим:

  • для работы в розничной торговле и в сфере общепита (за исключением ИП на ПСН или ЕНВД без работников);
  • для приема оплаты онлайн, в том числе посредством различных электронных кошельков;
  • для торговли через вендинговые аппараты, кроме механических;
  • для оказания услуг населению, если не выписываются БСО.

Современная касса подключена к интернету и сразу отправляет данные о продажах в Налоговую службу. Чтобы все работало, нужно приобрести такое оборудование:

  • непосредственно сам кассовый аппарат;
  • фискальный накопитель — сменный модуль памяти;
  • кассовую периферию: сканер штрих-кодов, денежный ящик, терминал эквайринга, весы и т. д. — в зависимости от специфики деятельности.

Выбор ККТ

Кассовые аппараты можно классифицировать по нескольким признакам. Они могут быть стационарными, мобильными или автономными. Есть кассы, оснащенные сенсорным экраном, аппараты с кнопками, а бывают экземпляры вовсе без возможности ввода информации. Последние представляют собой миниатюрные принтеры, которые следует подключать к ноутбуку или планшету.

Чтобы правильно выбрать кассовый аппарат, нужно ответить для себя на несколько вопросов:

  1. Насколько высока плотность покупателей в точке продажи? Если бывают очереди, лучше выбирать модели с высокой скоростью печати — 80-100 мм в секунду. Также целесообразно подобрать аппарат с автоотрезом чека.
  2. Будет ли касса перемещаться? Например, интернет-магазину с собственной курьерской доставкой понадобится компактная касса, которая умеет работать от аккумулятора. Ее курьер должен взять с собой и сформировать чек в момент расчета с покупателем.
  3. Планируется ли реализация алкоголя? Если да, то аппарат должен уметь работать с ЕГАИС.
  4. Должна ли касса пробивать чеки без участия человека? Это актуально для интернет-магазинов. Существуют специальные аппараты, которые интегрируются с сайтом и обрабатывают платежи в автоматическом режиме. Их особенность еще и в том, что они не снабжены устройством для печати (покупателю чек направляется в электронной форме).

Фискальный накопитель

ФН — небольшое устройство, которое вставляется внутрь кассы. На нем хранятся все сведения о фискальных операциях. Накопитель является сменным блоком, обновлять который нужно с определенной периодичностью. В зависимости от этого накопители бывают на 13/15 и 36 месяцев. Если субъект применяет основной режим налогообложения и занимается торговлей, то он должен использовать ФН на 13 месяцев. Спецрежимники, компании и предприниматели сферы услуг должны ставить ФН на 36 месяцев. Разница в цене между ними существенная — почти в два раза.

Это лишь общий подход. При выборе фискального накопителя в каждом случае есть свои нюансы. Они связаны, например, с торговлей подакцизными товарами, с сезонностью ведения деятельности, с совмещением налоговых режимов.

Когда придет срок менять накопитель, не стоит от него избавляться. Закон обязывает пользователя хранить его в течение 5 лет.

Дополнительное оборудование

Из периферии может понадобиться:

  1. Терминал эквайринга. Он необходим, чтобы можно было принимать оплату банковской картой. Но не стоит торопиться с его покупкой — прежде следует заключить договор с банком. Возможно, терминал будет предоставлен в аренду бесплатно.
  2. Сканер. Его удобно использовать для быстрого ввода товаров в чек. Без сканера товары нужно будет искать среди всей номенклатуры по артикулу или по названию. Для торговли алкоголем необходимо обзавестись двумерным сканером (2D), для всего остального подойдет линейный (1D).
  3. Денежный ящик — устройство для хранения банкнот и монет.
  4. Прикассовые весы, если планируется торговля весовым товаром.

Подключение ККТ для передачи данных в ФНС

Чтобы касса могла передавать данные в Налоговую службу, ее нужно подключить к интернету. Кроме того, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных, который будет отвечать за своевременность, полноту и безопасность передачи информации с кассового аппарата. Иногда договор с ОФД может быть предложен в комплекте с кассой и фискальным накопителем.

Далее нужно зарегистрировать ККТ в ФНС. Сделать это можно непосредственно в налоговой инспекции либо удаленно через сайт службы или ОФД. Для дистанционной регистрации понадобится электронная подпись. Если есть ЭЦП, например, для сдачи отчетности, то она вполне подойдет. Если подписи нет или есть неподходящая, ее можно изготовить в любом удостоверяющем центре либо пойти по варианту № 1.

Как работать с чеками

Перед тем как выбить первый чек, нужно открыть смену. Важно помнить, что смена не может длиться более 24 часов. Если ее не закрыть, то кассовый аппарат не сможет выбивать чеки.

По умолчанию покупателю выдается обычный бумажный чек. Однако взамен или в дополнение он может попросить чек в электронном виде. Исполнить такое пожелание продавец обязан. Для этого до момента расчета у него нужно взять email или абонентский номер (данные о чеке будут направлены по SMS). Если принимается оплата онлайн, бумажный чек не выдается. В чеке должны быть обязательные реквизиты.

Когда продажи закончены или подходит время, смену нужно закрыть. Касса распечатает отчет, который будет содержать общую сумму выручки за смену. Компании отражают эту сумму в бухгалтерии, а ИП — в книге учета доходов и расходов. Кассовые документы (приходный и расходный ордера, кассовую книгу) должны оформлять только организации — ИП от такой обязанности освобождены.

Сложные ситуации

Чтобы не растеряться в нерядовой ситуации, лучше заранее подготовиться. При работе с кассой пользователь может столкнуться с такими сложностями:

Отключили интернет. На самом деле в этом нет ничего страшного — вся информация сохранится на фискальном накопителе и будет передана в ФНС, как только интернет заработает. Можно продолжать продажи в обычном режиме.

Произошла блокировка фискального накопителя. Следует проверить, не забыл ли кассир закрыть смену через 24 часа после открытия. Также возможно, что интернет отсутствует более 30 дней. Когда причина будет устранена, касса заработает.

Принята выручка без чека. Например, если в момент обслуживания отключили электроэнергию, зависла кассовая программа или аппарат вышел из строя, а запасной ККТ не было. Или произошло еще какое-то недоразумение, вследствие которого касса не была применена. Это нарушение нужно как можно быстрее исправить. Алгоритм такой:

  • составление служебной записки — в ней надо описать причину нарушения, указать его дату;
  • формирование чека коррекции на общую сумму, которая прошла мимо кассы;
  • направление документов в ФНС (копия чек и записки) через ЛК на сайте службы.

О налоговом вычете

Индивидуальные предприниматели на ЕНВД и ПСН, которые успели установить кассовые аппараты до 1 июля 2018 года, могут рассчитывать на налоговый вычет. Он применяется к сумме налога и составляет 18000 рублей за каждый внедренный кассовый аппарат. Уменьшить налог можно на стоимость аппарата, фискального накопителя, программного обеспечения, а также вспомогательных услуг по доработке и настройке.

Кроме того, налоговым вычетом смогут воспользоваться и те предприниматели на упомянутых системах налогообложения, для которых срок внедрения онлайн-касс наступит 1 июля 2019 года. Для этого ККТ должна быть поставлена на учет до указанной даты.