В каждом кассовом чеке должно быть не менее двух десятков реквизитов. Все они перечислены в статье 4.7 закона 54-ФЗ. Если хотя бы одного из них нет, продавца за это накажут штрафом. Но последствия ждут и покупателя — инспекция может не признать расходы, подтвержденные таким фискальным документом. Рассмотрим, на что следует обратить особое внимание.
Наименование продавца и ИНН
Продавцу. В чеке должно содержаться наименование организации (ФИО ИП). Причем оно должно точно совпадать с тем, что указано в ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Иначе для продавца это обернется штрафом. Наименование задается один раз при настройке кассового аппарата.
Покупателю. Из письма Минфина от 28.08.2014 № 03-03-10/43034 следует, что для признания расходов для целей налога на прибыль в первичных учетных документах не должно быть существенных ошибок. Подразумеваются таковые, которые мешают идентифицировать продавца или покупателя, наименование товара или услуги, а также их стоимость. Если в чеке будет отсутствовать, например, ИНН, то идентифицировать продавца будет крайне затруднительно. Поэтому такой чек не сможет подтвердить расходы.
Дата и время
Продавцу. В чеке в обязательном порядке должна присутствовать даты его формирования, а также время. Оно должно быть указано в соответствии с часовым поясом той местности, где продавец применяет кассовую технику. Время должно быть выставлено верное, плюс-минус пять минут (письмо ФНС РФ от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@).
Покупателю. Время в чеке должно соответствовать тому, что указано в других первичных документах. Например, чек с АЗС за топливо должен быть пробит позже того, как выехал автомобиль — это время фиксируется в путевых листах. Если же время в чеке указано неверно, то может получиться, что заправка предшествует выезду.
Чем это может грозить? Инспектор будет проверять расход топлива и сопоставит время в чеке и путевом листе. Если же будет обнаружено несоответствие, расходы на заправку могут не признать. Другой пример — заправка в выходной день. Допустим, по данным учета водитель в этот день работал — тогда все понятно. Но если фактически заправка состоялось в будний день (на кассе была выставлена неверная дата), то доказать правомерность расходов будет затруднительно.
Реквизиты кассового чека
Наименование товаров
Продавцу. В общем случае чек должен содержать перечень проданных товаров. При этом недопустимо указывать группу или укрупненное название — должно быть понятно, что именно было реализовано. Например, неверно указывать в чеке «запчасть», «мебельная фурнитура» и т. п. Правильно вбить точное название — «фильтр топливный», «ручка дверная».
Но иногда обобщенное название допустимо указывать, если покупатель внес аванс. Напомним, что при получении предоплаты (аванса) теперь тоже нужно выбивать кассовый чек. И если заранее невозможно определить, на какие именно товары или услуги сумма будет потрачена, тогда можно указать название группы товаров или услуг. Например, при внесении клиентом средств на депозит в салоне красоты можно указать «косметологические услуги».
Следует помнить, что индивидуальные предприниматели на налоговых спецрежимах не обязаны указывать в чеках наименование товаров и услуг, а также их количество, вплоть до начала февраля 2021 года.
Покупателю. Если в чеке отсутствует перечень товаров, это еще не значит, что документ неправильный. Такое не считается нарушением, когда продавцом является индивидуальный предприниматель на налоговом спецрежиме. Информация о налоговом режиме есть в чеке — это параметр «СНО» (система налогообложения). ИП на ОСНО обязаны перечислить все товары и их количество, а вот на других режимах такой обязанности пока нет. Исключением является подакцизная или маркированная продукция.
Если в чеке законно отсутствует список товаров, рекомендуется попросить кассира составить товарный чек. В нем как раз расписывается состав покупки, количество каждого товара и стоимость. Это может помочь в том случае, если у налоговиков возникнут вопросы к чеку.
Попросите кассира оформить товарный чек, если в кассовом нет наименования товара
НДС
Продавцу. В чеке нужно печатать ставку и сумму НДС. Требование распространяется на плательщиков этого налога. Остальные должны в этом реквизите указать, что сумма без НДС.
С 1 января 2019 года вводится ставка НДС 20%. Соответствующие изменения должны быть внесены в реквизиты чека. То есть нужно будет запрограммировать в ККТ ставку НДС 20%. Кроме того, в некоторых случаях применяется расчетная ставка 18/118. Ее следует заменить на ставку 20/120.
Покупателю. Кассовый чек является первичным документом, подтверждающим данные счета-фактуры. А это важно для вычета НДС у покупателя. Чтобы не было лишних вопросов, нужно следить за тем, чтобы в чеках выделялась сумму налога. Если продавец применяет один из спецрежимов, то будет указано, что сумма без НДС.
Читаемость чека
Продавцу. В уже упомянутой статье 4.7 содержится требование об обеспечении читаемости чека в течение полугода со дня формирования. Текст должен быть четким, хорошо видимым, неразмытым. Если покупатель пожалуется на нечитаемый чек, продавца могут оштрафовать.
Покупателю. Если из чека ничего нельзя будет понять, то подтвердить расходы таким документом будет весьма затруднительно. При получении чека стоит проверить, чтобы он не был размыт, смазан, плохо пропечатан и так далее. Есть еще одна сложность — со временем чеки выцветают. Как вариант, при покупке можно попросить продавца направить его в электронном виде на email — так чек точно со временем не пострадает. Если все же чек выдан только в бумажном виде, то можно сделать его ксерокопию и заверить в установленном порядке.
Существует приложение от ФНС для проверки кассовых чеков. Его применение позволит удостовериться в правильности документа и что расходы по нему не снимут. Продавцам же следует иметь в виду, что через это приложение покупатели могут пожаловаться на некорректный фискальный документ. Поэтому не стоит надеяться на то, что налоговый орган не узнает о нарушениях закона 54-ФЗ.
