Индивидуальные предприниматели не обязаны устанавливать лимит денежных средств в кассе и сдавать излишки в банк. Но если бизнес развивается успешно, то рано или поздно необходимость этого назревает. А когда речь о более-менее крупных деньгах, целесообразно воспользоваться услугой инкассации.

О чем речь

Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.

Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.

Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.

Периодичность инкассации

Как было сказано выше, обязательного лимита остатка наличных денежных средств у предпринимателя нет. Поэтому он может сам определять, при достижении какой суммы заказывать инкассацию. Соответственно, от этого и будет зависеть периодичность инкассации.

Аргументы за и против

Плюсы инкассация очевидны:

  • безопасное перемещение ценностей — инкассаторы отвечают за ваши деньги;
  • не нужно отвлекаться на поездку в банк;
  • деньги в течение дня зачисляются на расчетный счет.

Но стоит упомянуть о сложностях. Они связаны с документальным оформлением услуги. Все бумаги должны быть готовы к приезду инкассаторов, поскольку они работают строго по графику. И если с документами что-то не так, то ждать вас не будут. А вот холостой выезд придется оплатить.

Подготовка к инкассации

Заказывая услугу первый раз, придется проделать предварительную работу. Все это может растянуться на несколько недель, поэтому начинать процесс лучше заранее. Он состоит из трех этапов:

  1. Подача Заявки. Можно либо позвонить в банк, либо заполнить форму на сайте.
  2. Определение стоимости. Если банк публикует тарифы на сайте, то пользователь может все рассчитать самостоятельно. Но так бывает не всегда — иногда вопрос стоимость решается индивидуально в зависимости от суммы и прочих условий. Примерно стоит ориентироваться на такие тарифы: 500-800 рублей за выезд (в том числе холостой) плюс 0,1-2% от суммы, которая перевозится инкассаторами. Обычно чем больше сумма, тем меньше процент. Также могут быть предусмотрены скидки, если инкассация заказывается в том же банке, где у предпринимателя расчетный счет и эквайринг.
  3. Заключение договора. За инкассацией можно обратиться в свой банк либо стороннюю службу. В зависимости от этого договор будет двух- или трехсторонним (предприниматель, инкассаторская служба, обслуживающий счет банк). Одновременно с этим обговаривается график приезда инкассаторов. В договоре должна быть гарантия того, что при утрате денежных средств во время перевозки инкассаторами это сумма будет возмещена.

Обратите внимание на то, что вы должны обеспечить инкассаторам условия для выполнения их функций. Это как минимум свободный подъезд к помещению, отсутствие большого количества посторонних лиц на пути специалистов, возможность освободить комнату с кассой от посетителей и закрыть ее на замок.

Процедура инкассации

Итак, договор заключен, график утвержден. Осталось подготовить документы и ждать инкассаторов. Рассмотрим, каковы должны быть действия предпринимателя.

Заполнение ведомости

Потребуется заполнить документ, который называется «Препроводительная ведомость к сумке 0402300». Документ довольно объемный и состоит из нескольких частей — ведомости, накладной и квитанции. Порядок заполнения подскажут в банке. Также можно обратиться к инструкции из приложения к Указанию Банка России № 3352-У. Будьте внимательны при заполнении документа — сумма должна везде совпадать, иначе инкассаторы наличность не примут.

Передача денег

Явившись за деньгами, инкассатор предоставляет кассиру паспорт и доверенность на перевозку. Убедившись, что перед ним представитель инкассаторской службы, кассир выкладывает денежные средства в сумку. Это может быть одноразовый сейф-пакет или холщовый мешок многоразового использования. Рекомендуется заранее узнать в банке, нужно ли покупать сумки самостоятельно или их привезут инкассаторы. Мешки пломбируются — для этого пользователю выдается индивидуальный пломбиратор.

Итак, деньги уложены в пакет. Заполненный на первом этапе документ делится — ведомость вкладывается в пакет, а накладная и квитанция остается у кассира.

Инкассатор принимает сумку с деньгами, проверяет правильность заполнения документов и пломбу. Если никаких нареканий нет, он расписывается в квитанции и ставит штамп. Далее квитанция с подписью представителя инкассаторской службы передается кассиру. Это означает, что теперь ответственность за денежные средства несет инкассатор.

Поступление денег на расчетный счет

После передачи денежных средств инкассатору работа предпринимателя закончена. Через 1-2 дня деньги появится на расчетном счете. Перед зачислением специалисты банка их проверят и пересчитают. Если выяснится, что сумма не соответствует указанной в документах, деньги зачислены не будут. Вместо этого будет составлен акт экспертизы, а банк будет выяснять, кто в этом виновен.