Раньше кассы были автономными устройствами и записывали всю информацию на электронную ленту (ЭКЛЗ). Затем ей на смену пришел фискальный накопитель (ФН) — современный модуль памяти, который хранит информацию, а также передает ее через интернет. Касса формирует фискальные документы (чеки и отчеты), которые поступают оператору фискальных данных (ОФД), а от него — в Налоговую службу.

ОФД — обязательный элемент системы. Он обеспечивает надежный и бесперебойный обмен данными между ККТ и ФНС. Кроме того, оператор хранит всю историю покупок и дает пользователю кассы возможность анализировать ее в Личном кабинете.

В результате того, что кассовые аппараты стали умнее, Налоговая служба начала оперативно получать информацию о продажах. Это позволяет ей лучше исполнять свои надзорные функции.

Считается, что не остались внакладе и бизнесмены: инициированная государством автоматизация со временем должна принести свои плоды. К тому же для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД и ПСН предусмотрели налоговый вычет, сравнимый по размеру со стоимостью недорогой кассы.

­

Чеки

Главным документом кассового аппарата остается чек. Изменения коснулись его реквизитов — теперь их стало гораздо больше. Все обязательные реквизиты кассового чека перечислены в статье 4.7 закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года.

Чек выбивается не только при продаже за наличный расчет, но и при расчете картой, оплате с банковского счета или электронного кошелька. Это в том случае, если покупателем выступает физическое лицо. При расчете между компаниями и/или предпринимателями в безналичном порядке ККТ не применяется. А вот если бизнес-расчет производится наличными или банковской картой с ее предъявлением, то чек выбить продавец обязан.

Чек нужно выбивать и при возврате. В таком случае формируется обычный кассовый чек, но он будет иметь отличительный признак. Например, «возврат прихода», если возвращается товар или происходит отказ от услуги.

Кроме того, теперь чек нужно выбивать и в других случаях. Расчетом сегодня считается выдача займов и их возврат, внесение предоплаты и ее последующий зачет, прием денежных средств за продажу лотерейных билетов и выплата выигрышей, а также некоторые другие операции. Для разных ситуаций предназначаются различные признаки расчета.

Выдача денег физическим лицам также иногда требует применения ККТ. Например, если осуществляется возврат покупки (отказ от услуги) либо скупка ценностей, сырья или иных товаров.

Вместе с тем надо понимать, что чек выбивается только при расчетах, которые связаны с приобретением товаров и услуг. Например, в рамках трудовых отношений (выдача заработной платы, средств под отчет) кассовая техника не применяется.

Помимо обычного, существует чек коррекции. Это фискальный документ, который оформляется при необходимости исправить ситуацию, когда денежные средства были приняты без применения ККТ. Речь не идет о случаях, когда в чеке была допущена ошибка — в такой ситуации ​нужно выбить обычный чек на возврат средств по ошибочной операции, а затем правильный чек. Коррекция же необходима, если, например, случился какой-то глобальный сбой (такой случай имел место в 2017 году), отказала касса, отключили электричество. Безусловно, правильнее будет прекратить работу магазина. Однако если процесс покупки уже начат, деньги допустимо принять без кассы, но при первой же возможности сформировать чек коррекции.

Отчеты

Помимо чеков, кассовая техника печатает ряд отчетов. Рассмотрим, с какими имеет дело пользователь.

В первую очередь предстоит познакомиться с отчетом о регистрации онлайн-кассы. Он печатается аппаратом после того, как тот будет зарегистрирован в ФНС.

Иногда кассу придется перерегистрировать. Это необходимо, если пользователь решит сменить ОФД, когда придет пора заменить фискальный накопитель, а также если поменяется какая-либо информация, указанная при регистрации ККТ. В этом случае касса печатает отчет о перерегистрации.

Чаще всего придется иметь дело с отчетами об открытии и закрытии смены. Первый формируется перед началом использования кассового аппарата, а второй должен быть выбит не позднее 24 часов после первого.

Если не закрыть смену через сутки после открытия, аппарат будет заблокирован и не сможет печатать чеки. Чтобы его разблокировать, нужно закрыть смену.

Кроме того, ККТ умеет формировать отчет о текущем состоянии расчетов. В нем показывается, не имеется ли в памяти аппарата непереданных в ОФД фискальных документов. Суть в том, что любой сформированный документ должен быть передан в ФНС в течение 30 дней. Если этого не произойдет, то касса будет заблокирована.

Также из этого отчета можно почерпнуть и другую информацию, например, о версии формата фискальных данных. Отчет о текущем состоянии расчетов можно напечатать в любое время.

Перед сменой модуля памяти формируется отчет о закрытии фискального накопителя. Дело в том, что ФН имеет срок действия 13/15 или 36 месяцев. Выбор фискального накопителя зависит не от желания пользователя, а вот норм законодательства. Незадолго до окончания срока действия накопителя или переполнения его памяти этот модуль нужно будет заменить. Когда именно это произойдет — об этом уведомит сама касса. Чтобы не пропустить это, нужно внимательно смотреть в отчеты об открытии и закрытии смены — это информация печатается именно в них.