На июль назначена четвёртая волна перехода на ККТ, в результате чего практически все обязаны пользоваться кассовыми аппаратами. Те, кому нет необходимости использовать онлайн-кассы, входят в исключения из ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, либо успевают переоформиться в качестве самозанятого.

С 1 июля 2021 г. обязываются использовать кассы индивидуальные предприниматели без работников, продающие товары собственного производства и оказывающие услуги. До этого момента необходимо купить ККТ, подключиться к оператору фискальных данных, провести настройку аппарата и регистрацию ККТ в ФНС, более того, разобраться в порядке её функционирования.

Изучение нормативной базы

Нормативная база базируется на 54-ФЗ. Обратить внимание следует на ст. 2, содержащую полноценный список исключений тех, кто имеет возможность не использовать кассовые аппараты (См. также «Кто из ИП обязан с 1 июля 2021 года применять онлайн-кассу«).

В ст. 1.2 содержится список тех, кто обязан использовать ККТ, а в ст. 4.7 описаны реквизиты, обязательные к упоминанию в чеках.

В приказе ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ содержатся сведения, необходимые для включения в фискальные чеки.

Ст. 14.5 КоАП регулирует штрафы за неиспользование или некорректное использование ККТ.

Средства для соответствия требованиям

Для соблюдения законных требований об использовании кассового аппарата необходимо приобрести:

  • Контрольно-кассовую технику (См. подробнее: «Онлайн-кассы простыми словами«);
  • Фискальный накопитель (ФН);
  • ПО – товароучётную систему, в которой составляется фискальная документация. ККТ и ФН в отдельности не способны составлять подобные файлы. Система учёта товаров встраивается либо в кассовый аппарат, либо в ноутбук, ПК, смартфон или POS-терминал;
  • Подключение к ОФД, необходимое для передачи кассой чеков в налоговые органы. Все возможные вопросы, возникающие у налоговой в отношении чеков и фискальной документации, первоначально поступают в ОФД.

Подбор подходящей онлайн-кассы

Онлайн-касса или ККТ – это прибор, содержащий в себе чекопечатающий механизм, где находится модуль выхода в интернет с целью отправки фискальной документации. В этот аппарат способен встраиваться ФН, также подключаемый к ОФД. Более того, онлайн-касса подсоединяется к POS-терминалу, ПК, ноутбуку или сама по себе содержит POS-терминал, где настраивается ПО для формирования фискальной документации и чековых квитанций.

Читайте также Выбор онлайн-кассы под конкретный бизнес

На самом деле в фискальном чеке содержится весь список необходимых реквизитов, которые появляются в чеке из различных источников, однако главный пул реквизитов составляется в контрольно-кассовом ПО. Такой продукт поставляется другим разработчиком.

Получение КЭП

В результате приобретения нужного аппарата (POS-терминала или мобильного кассового аппарата) и установки ФН необходимо осуществить регистрацию ККТ. Это проводится разными методами, однако, при регистрации ККТ онлайн понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Выбор фискального накопителя

Чаще всего ИП предоставляет услуги или находится на специальном режиме. В такой ситуации выбирать не приходится: понадобится ФН с периодом действия 36 месяцев.

Выделяют несколько видов накопителей:

  • С периодом действия 15 месяцев;
  • С периодом действия 36 месяцев.

Если ИП занимается продажей и реализацией товаров и находится на ОСНО, тогда он может применять ФН с любым периодом действия.

Если ИП предоставляет услуги и не занимается продажей продуктов в специальном режиме, тогда он обязуется применять ФН с периодом действия 36 месяцев.

Если ИП на патенте и у него смешанная система налогообложения и он на НДС, тогда есть возможность использования ФН с любым периодом действия. Однако, если ИП занимается продажей подакцизных продуктов, тогда использование ФН 36 месяцев допустимо, но работать он будет лишь 13 из них.

Если ИП на патенте или ИП исключительно предоставляет услуги, тогда ему необходимо применять ФН с периодом 36 месяцев.

Заключение договора с ОФД

Это необходимо совершить перед началом процедуры регистрации ККТ. ОФД направляет информацию о продажах в ФНС.

Акция «Скидка 50 % на ОФД» для клиентов Контур.Экстерна

Определение товароучётного сервиса

Для работы на ККТ необходимо составлять фискальную документацию. С 1 февраля 2021 года вступило в силу обязательство упоминать в чеках номенклатуру продуктов.

Для того, чтобы чековые позиции указывались в чеке, они должны формироваться в кассовом ПО, но и там они должны каким-то образом оказаться. Чаще всего это происходит через товароучётный сервис.

В программе ведётся список продуктов, а товароучётный сервис отправляет эти сведения на кассовый аппарат. После при выборе некоторой позиции на аппарате кассиру нужно лишь выбрать нужную позицию товара.

Большая часть касс не имеет возможности заводить товарные позиции во внутренней системе, для этого пригодится дополнительный сервис товароучётной системы.

Чековые квитанции передаются в налоговую через ОФД – так называемое промежуточное звено, подтверждающее самостоятельное формирование чеков и их передачу в ФНС.

Если в течение 30 дней ОФД не отправляет в налоговый орган составленный чек, касса блокируется. В результате не будет возможность формировать на ней новые чеки до тех пор, пока зависший чек не будет отправлен в ОФД. Чаще всего кассовый аппарат оповещает о наличии зависших чеков.

На платформе ОФД с помощью личного кабинета можно наблюдать, кто, что и когда продал на некоторой ККТ, какие чеки были отбиты, какую номенклатуру они содержали, также есть возможность проведения анализа по стоимости, числу чеков и прочим характеристикам.

С помощью личного профиля ОФД можно проводить процедуру регистрации и перерегистрации ККТ.

Регистрация ККТ

Главный шаг, позволяющий осуществлять работу в рамках закона и составлять чеки. Без регистрации кассового аппарата работа на нём неправомерна.

Если отбивать чеки на кассе, не имея карточку регистрации от ФНС, тем самым нарушается закон об использовании ККТ. Фактически считается, что в этой ситуации она не используется.