В 2017 году произошло изменение значения слова «касса»:
- Ранее кассой считалась железная коробка с принтером, откуда выходят чеки;
- Теперь же касса — это не только железная коробка с принтером, т.е. фискальным регистратором, но и рабочее место кассира и оператор фискальной информации.
Простыми словами, касса состоит из нескольких важных частей.
Читайте также Как выбрать онлайн-кассу под свой бизнес
Фискальный регистратор
Фискальный регистратор — стандартная коробка, выдающая чеки, в которую были внесены некоторые изменения:
- Блок ЭКЛЗ был заменён на фискальный накопитель (ФН);
- В наименовании модели появился индекс Ф;
- Появилось возможность подключения через шнур или сеть Wi-Fi.
Каждый чек, пробиваемый кассой, фискализуется в онлайн-режиме оператором фискальных данных (ОФД) и помещается в базу данных ФНС через интернет.
Если соединение будет отсутствовать свыше 30 дней, тогда ФН в кассе блокируется и возобновит свою работу в автоматическом режиме только после возобновления интернет-сигнала и передачи всей информации за момент отсутствия соединения. Однако, если за этот период не было выбито ни одного чека, блокировка фискального накопителя не происходит.
Следует обратить внимание, что с 6 августа 2021 года все держатели онлайн-касс обязуются переходить на новую версию ФН — ФН-М. Связано это с возникновением фискальной документации, использующейся для продажи маркированного товара и необходимостью ФН и ОФД работы с ними (См. подробнее: «Фискальный накопитель нового поколения«).
Поэтому продавцам маркировки придётся заменить не только ФН, но и версию, согласно которой кассовый аппарат оформляет документацию (См. подробнее: «Замена фискального накопителя в ККТ для торговли товарами с маркировкой«).
Оператор фискальных данных (ОФД)
Оператор фискальных данных — коммерческая организация, которая хранит и передаёт кассовую информацию, так называемые фискальные данные.
Эти операторы — посредники между предпринимателем и налоговым органом. Перечень ОФД достаточно краток, так как посредники должны соответствовать некоторым техническим и информационным государственным критериям, отклонение от которых грозит штрафом.
Для того, чтобы подключиться к ОФД, необходимо:
- Сделать выбор оператора;
- Заключить договор.
При взаимодействии с ОФД и личным профилем налогоплательщика на сайте ФНС понадобится квалифицированная электронная подпись, которая выдаётся руководителю или лицу, имеющему право подписи. Такой документ часто является частью стартового пакета подключения к ОФД, для его выпуска понадобится встретиться с ОФД или удостоверяющим центром, которому был доверен её выпуск.
После составления контракта и одобрения доступа в личный профиль начинается главный этап работы по подключению кассового аппарата и взаимодействию с платформой ФНС. Рекомендуется также познакомиться со списком дополнительных платформ каждого оператора и выбрать более оптимальный вариант.
Рабочее место кассира
Рабочее место кассира — стороннее программное обеспечение, которое упрощает работу с кассовым аппаратом, номенклатурой, а также проводящее глубокий анализ продаж с помощью личного кабинета. И хотя существует огромный выбор таких программ, рабочее место кассира должно иметь несколько обязательных возможностей, таких как печать чеков с необходимым указанием номенклатуры, отправка их по запросу на электронный адрес или мобильный телефон в виде SMS.
Однако, есть заметные отличия, про которые также стоит упомянуть.
На данный момент на рынке отмечается разделение на два типа рабочих мест:
- Рабочие места, которые привязаны к технике, а также кассовые аппараты от изготовителей с установленным ПО – такие рабочие места возможно приобретать лишь в комплекте с другой техникой и ПО, предусмотренной изготовителем, отчего происходит серьёзное ограничение интеграции со сторонними сервисами.
| Преимущества | Недостатки |
| Комплект сразу готов к работе | Отсутствие интеграции с товароучётными и бухгалтерскими программами |
| Техническая поддержка аппарата и программы в одном месте | Ограничения в выборе и замене компонентов |
| Мобильность | Дополнительные траты на ПО и поддержку |
- Рабочие места, которые не привязаны к аппаратуре – они используются с разнообразными аттестованными кассами, которые разрешены ФНС, и также плотно интегрируются с разными товароучётными и бухгалтерскими программами.
| Преимущества | Недостатки |
| Сопровождаются бухгалтерским и товароучётным ПО | Необходим самостоятельный подбор фискального регистратора |
| Быстро интегрируются | Поддержка аппарата и ПО находится в разных местах |
| Нет ограничений в выборе аппаратуры | Необходима первичная настройка |
Стоит отметить, что предложенные возможности рабочего места кассира имеют большую пользу и значительно упрощают дальнейшую работу с данными.
Второй вариант особенно подойдёт тем, кто хочет следить за трендами и иметь возможность взаимодействовать с аудиторией.
Вывод
Подключить онлайн-кассу несложно, однако, это может потребовать некоторых навыков. С 1 июля 2021 года осуществить переход на онлайн-кассы обязаны ИП без работников, продающие товар собственного производства, а также предприниматели, оказывающие услуги. Перечень тех, кто может легально не использовать кассовый аппарат, перечислен в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
