В 2017 году произошло изменение значения слова «касса»:

  • Ранее кассой считалась железная коробка с принтером, откуда выходят чеки;
  • Теперь же касса — это не только железная коробка с принтером, т.е. фискальным регистратором, но и рабочее место кассира и оператор фискальной информации.

Простыми словами, касса состоит из нескольких важных частей.

Читайте также Как выбрать онлайн-кассу под свой бизнес

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор — стандартная коробка, выдающая чеки, в которую были внесены некоторые изменения:

  • Блок ЭКЛЗ был заменён на фискальный накопитель (ФН);
  • В наименовании модели появился индекс Ф;
  • Появилось возможность подключения через шнур или сеть Wi-Fi.

Каждый чек, пробиваемый кассой, фискализуется в онлайн-режиме оператором фискальных данных (ОФД) и помещается в базу данных ФНС через интернет.

Если соединение будет отсутствовать свыше 30 дней, тогда ФН в кассе блокируется и возобновит свою работу в автоматическом режиме только после возобновления интернет-сигнала и передачи всей информации за момент отсутствия соединения. Однако, если за этот период не было выбито ни одного чека, блокировка фискального накопителя не происходит.

Следует обратить внимание, что с 6 августа 2021 года все держатели онлайн-касс обязуются переходить на новую версию ФН — ФН-М. Связано это с возникновением фискальной документации, использующейся для продажи маркированного товара и необходимостью ФН и ОФД работы с ними (См. подробнее: “Фискальный накопитель нового поколения“).

Поэтому продавцам маркировки придётся заменить не только ФН, но и версию, согласно которой кассовый аппарат оформляет документацию (См. подробнее: “Замена фискального накопителя в ККТ для торговли товарами с маркировкой“).

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных — коммерческая организация, которая хранит и передаёт кассовую информацию, так называемые фискальные данные.

Эти операторы — посредники между предпринимателем и налоговым органом. Перечень ОФД достаточно краток, так как посредники должны соответствовать некоторым техническим и информационным государственным критериям, отклонение от которых грозит штрафом.

Для того, чтобы подключиться к ОФД, необходимо:

  • Сделать выбор оператора;
  • Заключить договор.

При взаимодействии с ОФД и личным профилем налогоплательщика на сайте ФНС понадобится квалифицированная электронная подпись, которая выдаётся руководителю или лицу, имеющему право подписи. Такой документ часто является частью стартового пакета подключения к ОФД, для его выпуска понадобится встретиться с ОФД или удостоверяющим центром, которому был доверен её выпуск.

После составления контракта и одобрения доступа в личный профиль начинается главный этап работы по подключению кассового аппарата и взаимодействию с платформой ФНС. Рекомендуется также познакомиться со списком дополнительных платформ каждого оператора и выбрать более оптимальный вариант.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — стороннее программное обеспечение, которое упрощает работу с кассовым аппаратом, номенклатурой, а также проводящее глубокий анализ продаж с помощью личного кабинета. И хотя существует огромный выбор таких программ, рабочее место кассира должно иметь несколько обязательных возможностей, таких как печать чеков с необходимым указанием номенклатуры, отправка их по запросу на электронный адрес или мобильный телефон в виде SMS.

Однако, есть заметные отличия, про которые также стоит упомянуть.

На данный момент на рынке отмечается разделение на два типа рабочих мест:

  1. Рабочие места, которые привязаны к технике, а также кассовые аппараты от изготовителей с установленным ПО – такие рабочие места возможно приобретать лишь в комплекте с другой техникой и ПО, предусмотренной изготовителем, отчего происходит серьёзное ограничение интеграции со сторонними сервисами.
Преимущества Недостатки
Комплект сразу готов к работе Отсутствие интеграции с товароучётными и бухгалтерскими программами
Техническая поддержка аппарата и программы в одном месте Ограничения в выборе и замене компонентов
Мобильность Дополнительные траты на ПО и поддержку
  1. Рабочие места, которые не привязаны к аппаратуре – они используются с разнообразными аттестованными кассами, которые разрешены ФНС, и также плотно интегрируются с разными товароучётными и бухгалтерскими программами.
Преимущества Недостатки
Сопровождаются бухгалтерским и товароучётным ПО Необходим самостоятельный подбор фискального регистратора
Быстро интегрируются Поддержка аппарата и ПО находится в разных местах
Нет ограничений в выборе аппаратуры Необходима первичная настройка

Стоит отметить, что предложенные возможности рабочего места кассира имеют большую пользу и значительно упрощают дальнейшую работу с данными.

Второй вариант особенно подойдёт тем, кто хочет следить за трендами и иметь возможность взаимодействовать с аудиторией.

Вывод

Подключить онлайн-кассу несложно, однако, это может потребовать некоторых навыков. С 1 июля 2021 года осуществить переход на онлайн-кассы обязаны ИП без работников, продающие товар собственного производства, а также предприниматели, оказывающие услуги. Перечень тех, кто может легально не использовать кассовый аппарат, перечислен в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.